Offenbach: Kooperation für „Bauhof-App“-Entwicklung vereinbart: „Fast eine eierlegende Wollmilchsau“

31. Januar 2018 | Kategorie: Kreis Südliche Weinstraße

Bürgermeister Axel Wassyl ist begeistert: „Nur Heckenschneiden und Rasenmähen geht nicht“.
Foto: vg offenbach

Offenbach. Die Herausforderung für viele Städte und Gemeinde bundesweit ist beim Betrieb der kommunalen Bauhöfe vergleichbar: Bestands- und Pflegepläne von Grünanlagen, Spielplätzen und öffentlichen Einrichtungen müssen erstellt und gepflegt , die Arbeitsabläufe möglichst effektiv koordiniert und das Ganze auch noch möglichst kostenstellenscharf abgerechnet werden.

Die digitale Arbeitszeiterfassung ist längst nicht überall der Standard und schon gar nicht die Überwachung eines optimalen Fahrzeug- und Maschineneinsatzes mit entsprechender Kostenkontrolle.

Die Lösung soll nun eine Applikation bringen, welche die Vineyard-Cloud GmbH aus Burrweiler gemeinsam mit der Verbandsgemeindeverwaltung Offenbach entwickelt.

Die Kooperation kam zustande, als Offenbachs Bürgermeister Axel Wassyl einen Pressebericht über die von dem jungen Unternehmen entwickelte „Vineyard-Cloud“ las, mit der alle Prozesse in einem Weinberg in Echtzeit zu koordiniert und überwacht werden können.

Der Rathaus-Chef dachte sich: „was bei einem Winzerbetrieb funktioniert sollte doch auch für einen kommunalen Bauhof möglich sein!“ Er nahm Kontakt zum Geschäftsführer Marcel Sambale-Lergenmüller auf, um über seine Idee zu sprechen.

Dabei galt es, die Anforderungen an ein Online-Bauhof-Management-Programm herauszuarbeiten und zu prüfen, ob die „Winzer-App“ auf die kommunalen Bedürfnisse angepasst werden kann.
Wassyl hatte sich mit dem EDV-Verantwortlichen in der Verwaltung bereits mit verschiedenen Computerprogrammen für Bauhöfe befasst, wobei ihn keines der auf dem Markt befindlichen restlos überzeugt hat.

Warum also nicht ein eigenes entwickeln? Die Vineyard-Cloud-GmbH bringt in das Projekt die technische Erfahrung ein und die VG-Verwaltung Offenbach stellt den Praxisbezug her.

Das Programm sollte zunächst das können, was alle können, nämlich die Arbeitszeit der Mitarbeiter benutzerfreundlich und exakt zu erfassen.

Außerdem wird erfasst, welche Geräte und Maschinen die Mitarbeiter bei den jeweiligen Tätigkeit und wie lange im Einsatz hatten. Am Ende des Jahres kann man beispielsweise nachvollziehen, wie oft ein Arbeitsgerät im Einsatz war oder auch wie oft es zur Reparatur gebracht werden musste, was schließlich Rückschlüsse auf dessen Wirtschaftlichkeit ziehen lässt.

Aber auch die Kostenzuordnung zum jeweiligen Einsatzort (beispielsweise Kinderspielplätze) lässt sich anhand der Arbeitsstunden sowie der Multiplikation mit den hinterlegten Stundensätzen der Fahrzeuge und Gerätschaften vornehmen. Das entlastet wiederum die Verwaltung, welche nach den Vorschriften der kommunalen Doppik diese Kostenzuordnung ansonsten manuell vornehmen muss.

Eine weitere Besonderheit des Smartphone-Programms liegt in der Aufgabenzuordnung und -verwaltung. Nicht nur die regelmäßig jährlich wiederkehrenden Aufgaben werden in dem Programm erfasst und koordiniert.

Jeder Bürgermeister kennt die Situation, dass er entweder von einem Bürger auf einen Mangel im Ort angesprochen wird, oder ihn beim Gang durch den Ort selbst feststellt.

Dadurch, dass der jeweilige Ort im Programm durch die mobile Standortbestimmung registriert ist, braucht man nur die zu erledigende Aufgabe hinzufügen und schon weiß der Bauhofleiter, was wo zu tun ist. Der wiederum kann die Aufgabe mit gewünschtem Erledigungsdatum sofort einem Mitarbeiter zuordnen, der diese auf seinem Dienst-Smartphone angezeigt bekommt.

Sobald die Aufgabe erledigt ist, quittiert der Mitarbeiter, was sowohl der Bauhofleiter, als auch der Bürgermeister nachverfolgen können.

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz von sogenannten „Beacons“, kleinen Sendern, die registrieren, ob und wann eine Liegenschaft betreten und wieder verlassen wird. Damit entfällt die händische Erfassung.

Keine Aufgabe bleibt unerledigt, der effektive Einsatz von Arbeitskraft, Fahrzeugen und Maschinen wird unterstützt und die Verwaltung entlastet, somit Kosten eingespart. Außerdem sichert das Programm die Dokumentation durchgeführter Arbeiten in Schadensfällen mit Geltendmachung von Regressansprüchen gegenüber der Kommune.

„Fast eine eierlegende Wollmilchsau“, so Bürgermeister Axel Wassyl, nur Rasen mähen und Heckenschneiden kann das Programm noch nicht.

Somit wurde eine Lösung gefunden, die perfekt auf die Bedürfnisse der Kommunen angepasst ist und vom Preis-Leistungsverhältnis her alles schlägt, was bisher auf dem Markt zu finden ist.

Mit der Fertigstellung der Applikation wird im Laufe des Jahres gerechnet. Dann wird die Anwendung bei einigen Veranstaltungen interessierten Kommunen im Echtbetrieb vorgeführt.