Verbandsgemeindeverwaltung Annweiler am Trifels verbessert IT-Ausstattung und digitale Arbeitsabläufe – elektronische Rechnung willkommen

28. Januar 2021 | Kategorie: Finanzen, Kreis Südliche Weinstraße, Ratgeber

Rathaus der VG Annweiler.
Foto: Pfalz-Express

Annweiler. Eine Reihe zeitgemäßer Veränderungen hat die Verbandsgemeindeverwaltung Annweiler am Trifels kürzlich an ihrer Ausstattung und an ihren Arbeitsabläufen vorgenommen: Sie setzt verstärkt auf den bargeldlosen Zahlungsverkehr, nimmt elektronische Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern entgegen und verbesserte ihr hausinternes Netzwerk.

Sicher: Bargeldlose Zahlungen

Die Grundsteuer mit Bargeld begleichen oder Reisekosten „cash“ auf die Hand bekommen? Solche Vorgänge zählen in der Verbandsgemeindeverwaltung Annweiler am Trifels zur Vergangenheit.

Seit dem Jahreswechsel 2020/2021 kann man dort, insbesondere aus Sicherheitsgründen, weder Bargeld einzahlen noch sich welches auszahlen lassen. Stattdessen nutzt die Verwaltung nur noch die bargeldlosen Verfahren Überweisung, Lastschrift und Kartenzahlung.

Diese hatten auch schon zuvor den Großteil des Zahlungsverkehrs der Verwaltung ausgemacht. Lediglich im Bereich der Bürgerdienste wird weiterhin Bargeld akzeptiert, zum Beispiel, um Gebühren für einen Ausweis zu begleichen.

Zeitgemäß: Elektronische Rechnungsstellung

Jeder, der schon mal eine IBAN-Nummer auf einer Rechnung abgetippt hat, weiß, wie fehleranfällig das händische Übertragen von Rechnungsdaten ist. Wenn dann auch noch ein ganzer Stapel Rechnungen vorliegt, kann es zudem dauern.

Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist eine effektive und zeitgemäße Alternative. Die Verbandsgemeindeverwaltung Annweiler nimmt solche E-Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern nun an.

Der große Vorteil: Das strukturierte, elektronische Format der E-Rechnung ist maschinenlesbar. Wenn eine E-Rechnung eingeht, erkennt die Buchhaltungssoftware der Annweilerer Behörde automatisch alle relevanten Infos.

Hintergrund ist die Umsetzung einer europäischen Richtlinie, nach der alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet sind, E-Rechnungen anzunehmen.

Zum Tragen kommt das Verfahren besonders bei großen Anschaffungen und europaweiten Ausschreibungen. Die einheitliche Rechnungsstellung und -annahme vereinfacht die Abläufe dann für alle Seiten. Doch auch kleine Handwerksbetriebe oder mittelständische Unternehmen können und sollten das Verfahren nutzen.

Und davon profitieren: Ihre offenen Forderungen erscheinen rasch und ohne mögliche Tippfehler direkt in den Programmen und auf den Bildschirmen der Annweilerer Sachbearbeiter. Zwischengeschaltet ist lediglich eine automatische Prüfung, ob die Rechnung vollständig, (maschinen-)lesbar und virenfrei ist.

Diese Prüfung geschieht zentral für das ganze Land Rheinland-Pfalz. Deshalb müssen auch alle E-Rechnungen an rheinland-pfälzische Kommunen an den zentralen E-Rechnungseingang des Landes gesendet oder dort hochgeladen werden. Eine eindeutige Kennnummer, die „Leitweg-ID“, weist die Verbandsgemeindeverwaltung Annweiler im Verfahren dann als Rechnungsempfänger aus. Diese Nummer und alle Informationen zum Nachlesen finden sich auf der Verbandsgemeinde-Webseite www.vg-annweiler.de (bitte bis ganz nach unten scrollen).

Eine Rechnung im PDF-Format oder als Bilddatei ist übrigens keine E-Rechnung. Denn deren Inhalte sind nur für Menschen gut zu erkennen. Maschinen können sie in der Regel weder lesen noch verstehen.

Dazu braucht es die sogenannten strukturierten Daten der E-Rechnung. Für moderne Buchhaltungsprogramme ist die Umwandlung einer Rechnung in eine E-Rechnung, genauer gesagt in eine E-Rechnung nach dem Standard „XRechnung“, inzwischen meist ein Klacks.

Die E-Mail-Adresse rechnung@annweiler.rlp.de sollten sich alle Dienstleister oder Lieferanten notieren, die ihre Forderungen an die Verbandsgemeindeverwaltung Annweiler weiterhin im „klassischen“ PDF-Format übermitteln wollen.

Dorthin sind die PDF-Rechnungen künftig zu richten. Das gilt auch für Rechnungen im sogenannten „ZUGFeRD-Format“, welches einer Kombination aus PDF-Datei und strukturierten Rechnungsdaten (als XML-Datei) entspricht.

Leistungsstark: Netzwerk- und Server-Optimierung

Das hausinterne Netzwerk (WLAN und LAN) modernisierte die Verbandsgemeindeverwaltung ebenfalls, und zwar im Jahr 2020. Die IT-Abteilung erneuerte unter hohem Aufwand nahezu alle Leitungen sowie Netzwerkkomponenten in den Verwaltungsgebäuden, um Geschwindigkeit und Leistung des Netzes zu verbessern.

Die Modernisierung der Server und die Umstellung auf ein sogenanntes „hyperkonvergentes System“ verbesserten die digitale Infrastruktur der Behörde ebenfalls deutlich.