Wie KORTO die Dokumentenverwaltung im Bankensektor digitalisiert und sensible Daten schützt

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Wer schon mal in einer Bank gearbeitet hat, kennt das Problem: Berge von Papier, endlose Ordnerreihen und die ewige Suche nach dem einen wichtigen Dokument.

Während andere Branchen längst digital arbeiten, hängen viele Finanzinstitute noch an traditionellen Methoden fest.

Das liegt nicht an mangelndem Willen zur Modernisierung. Banken müssen extrem vorsichtig sein, wenn es um Kundendaten geht. Ein falscher Schritt bei der Digitalisierung kann Millionen kosten – oder schlimmer noch, das Vertrauen der Kunden zerstören.

KORTO hat sich genau auf dieses Spannungsfeld spezialisiert. Das Unternehmen entwickelt Software für Branchen, wo Sicherheit oberste Priorität hat.

Das tägliche Chaos in deutschen Banken

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde ruft an und möchte Informationen zu seinem Kredit von vor drei Jahren. Der Sachbearbeiter muss jetzt verschiedene Systeme durchsuchen, physische Akten wälzen und hofft, dass alle Unterlagen noch auffindbar sind.

Solche Szenarien spielen sich täglich ab. Viele Institute arbeiten noch mit Mischsystemen – teilweise digital, teilweise auf Papier. Das führt zu Ineffizienzen und Fehlern.

Ein Electronic Document Management System (EDMS) könnte hier helfen. Diese Systeme sammeln alle Dokumente an einem Ort und machen sie durchsuchbar. Klingt einfach, ist aber in der Praxis kompliziert umzusetzen.

Wie KORTO anders an das Problem herangeht

KORTO nutzt künstliche Intelligenz, um Dokumente automatisch zu sortieren. Das System schaut sich jede Datei an – egal ob gescannt oder digital erstellt – und vergibt passende Schlagwörter.

Das Besondere: Die Software arbeitet mit Microsoft-Produkten zusammen, die die meisten Banken ohnehin nutzen. SharePoint, Exchange, Teams – alles bleibt, wie es ist. Nur die Verwaltung wird intelligenter.

Die Schweizer Insa Investment AG nutzt KORTO für ihr Dokumentenmanagement. Das Vermögensverwaltungsunternehmen berichtet von deutlichen Zeitersparnissen bei der Dokumentensuche. Allerdings handelt es sich um ein kleineres Unternehmen. Ob sich diese Ergebnisse auf Großbanken übertragen lassen, muss sich erst zeigen.

Sicherheit steht an erster Stelle

Banken haben Angst vor Datenlecks. Zu Recht – ein einziger Vorfall kann das Geschäft ruinieren. KORTO versucht diese Sorgen durch mehrere Sicherheitsebenen zu adressieren.

Jeder Mitarbeiter sieht nur die Dokumente, die für seine Arbeit relevant sind. Ein Kundenberater hat keinen Zugriff auf Personalakten, ein HR-Mitarbeiter nicht auf Kreditunterlagen. Das System protokolliert außerdem jede Aktion: Wer hat wann was geöffnet oder heruntergeladen?

Interessant ist der Blockchain-Ansatz von KORTO. Das System erstellt digitale Fingerabdrücke von Dokumenten und speichert diese in mehreren Blockchain-Netzwerken. Falls später jemand behauptet, ein Dokument sei verändert worden, lässt sich das nachprüfen.

Warum mehrere Blockchains? Die Entwickler wollen sich nicht auf ein einziges Netzwerk verlassen. Falls eines kompromittiert wird, bleiben die anderen als Beweis bestehen.

Automatisierung macht den Unterschied

Hier wird es praktisch: Kommt eine Rechnung per E-Mail an, erkennt KORTO automatisch, dass es sich um eine Rechnung handelt. Das System leitet sie direkt an die Buchhaltung weiter und erstellt einen Workflow für die Freigabe.

Bei Kreditanträgen sammelt die Software alle relevanten Unterlagen zusammen – Gehaltsnachweis, Schufa-Auskunft, Kontoauszüge. Der Sachbearbeiter bekommt ein vollständiges Dossier, ohne selbst suchen zu müssen.

KORTO behauptet, dass Kunden dadurch 30% weniger Zeit für Routineaufgaben brauchen. Diese Zahl stammt allerdings aus einer internen Befragung des Unternehmens. Unabhängige Studien gibt es bisher nicht.

Rechtliche Hürden und Compliance

Deutsche Banken müssen unzählige Vorschriften beachten. DSGVO, Bankgeheimnis, Aufbewahrungsfristen – die Liste ist lang. KORTO unterstützt die europäische eIDAS-Verordnung für elektronische Signaturen. Auch amerikanische Standards wie ESIGN werden abgedeckt.

Das ist wichtig für internationale Geschäfte. Eine deutsche Bank, die mit amerikanischen Partnern arbeitet, braucht Signaturen, die in beiden Rechtssystemen anerkannt werden.

Bei der DSGVO wird es kompliziert. Kunden haben das Recht, ihre Daten löschen zu lassen. In einem vernetzten Dokumentensystem ist das technisch anspruchsvoll. KORTO verspricht, auch das zu lösen – Details zur Umsetzung bleiben aber vage.

Was der Markt zeigt

Der Druck auf Banken wächst von mehreren Seiten. Kunden erwarten heute digitale Services, wie sie sie von anderen Branchen kennen. Gleichzeitig verschärfen Regulierer die Anforderungen an Dokumentation und Compliance.

Marktforscher prognostizieren für den globalen Markt für Dokumentenmanagement-Software deutliches Wachstum in den kommenden Jahren. Treiber sind vor allem regulatorische Anforderungen und der Wunsch nach Effizienzsteigerungen.

Interessant ist die Entwicklung im Kundenverhalten. Studien zeigen, dass amerikanische Verbraucher ihre Bankgeschäfte zunehmend digital abwickeln. Deutsche Banken beobachten ähnliche Trends, auch wenn die Entwicklung hier langsamer verläuft.

Wo es hakt: Probleme bei der Einführung

Nicht jede Digitalisierung läuft glatt. Branchenumfragen zeigen regelmäßig, dass ein erheblicher Teil der deutschen Finanzinstitute von Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Software berichtet.

Die häufigsten Probleme: Mitarbeiter wehren sich gegen Veränderungen. Daten aus alten Systemen lassen sich nicht vollständig übertragen. Die Kosten explodieren.

KORTO versucht solche Probleme durch schrittweise Einführung zu vermeiden. Statt alles auf einmal umzustellen, beginnt man mit einem Bereich – zum Beispiel der Kreditabteilung. Funktioniert das, kommen weitere Bereiche dazu.

Das klingt vernünftig, dauert aber länger. Manche Banken haben nicht die Geduld für einen mehrjährigen Umstellungsprozess.

Praktische Anwendungen in verschiedenen Bereichen

Privatbanken nutzen KORTO hauptsächlich für Kundenakten. Alle Dokumente eines Kunden landen in einem digitalen Ordner. Bei Beratungsterminen hat der Berater sofort Zugriff auf Verträge, Korrespondenz und Anlagehistorie.

Versicherungsunternehmen haben andere Prioritäten. Hier geht es um Schadensfälle: Gutachten, Fotos, Zeugenaussagen – alles muss einem Vorgang zugeordnet werden. KORTO erkennt automatisch, zu welchem Schaden ein Dokument gehört.

Bei Investmentfirmen stehen Compliance-Anforderungen im Vordergrund. Handelsdokumente müssen jahrelang archiviert werden. Das System sorgt dafür, dass nichts verloren geht und bei Prüfungen schnell verfügbar ist.

Ein realistischer Blick auf die Zukunft

KORTO löst echte Probleme, aber es ist kein Wundermittel. Die Software funktioniert gut in Umgebungen, die bereits weitgehend digital arbeiten. Banken mit vielen Papier-Prozessen brauchen mehr als nur neue Software – sie müssen ihre Arbeitsweise grundlegend ändern.

Die Entscheidung für oder gegen KORTO hängt von vielen Faktoren ab. Wie groß ist die Bank? Welche IT-Systeme sind bereits vorhanden? Wie viel Geld steht für die Digitalisierung zur Verfügung?

Eine Sache ist sicher: Banken können nicht ewig an alten Methoden festhalten. Kunden erwarten digitale Services, Regulierer fordern bessere Dokumentation. Wer zu lange wartet, verliert den Anschluss.

KORTO ist eine Option unter vielen. Ob es die richtige ist, muss jede Bank für sich entscheiden. Wichtig ist, überhaupt anzufangen – auch wenn der erste Schritt klein ist.