Papierloses Büro leicht gemacht mit Lizengo

Papierstapel im Büro kann man mit digitaler Organisation vermeiden.
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Es hat einige Vorteile, die Arbeitsprozesse im Büro zu digitalisieren. Dennoch halten die meisten Unternehmen in Deutschland noch immer an ihrer papierbasierten Arbeitsweise fest.

Der Hauptgrund dafür ist der Aufwand, der mit der Umstellung einhergeht. Doch mit der richtigen Vorgehensweise und den Software-Produkten von Lizengo fällt es leicht, sich vom Papier im Büro zu verabschieden.

Vorteile des papierlosen Büros

Dank der Software für digitale Büros, wie sie Lizengo anbietet, können sämtliche Mitarbeiter jederzeit, überall und mit jedem Gerät auf die hinterlegten Dokumente zugreifen. Gerade für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann das eine deutliche Vereinfachung bedeuten. Generell heißt das aber, dass die Mitarbeiter flexibel und mobil arbeiten können.

Des Weiteren spart ein papierloses Büro einiges an Kosten ein: Papier, Aktenordner, Druckerkosten, Regale, um die Ordner unterzubringen – das alles kostet Geld. So kommen für ein Unternehmen pro Monat einige hundert Euro zusammen.

Papierlos zu arbeiten, bedeutet auch: schnellere und effizientere Arbeitsprozesse. Der Unterschied zwischen Briefversand und E-Mail-Verkehr ist nur ein deutliches Beispiel. Ein bestimmtes Dokument wiederfinden und bearbeiten, Rechnungen schreiben – all solche Arbeitsschritte lassen sich digital viel schneller erledigen. Das spart eine Menge Arbeitszeit.

Dazu kommt: Das Büro zu digitalisieren ist nicht nur ganz nett – es wird zur Notwendigkeit! Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die Digitalisierung auch das konservativste Unternehmen einholt. Wer früh beginnt, spart sich langfristig eine Menge Stress und sichert sich seine Wettbewerbsfähigkeit.

Außerdem ist ein papierloses Büro ordentlicher, weil sich keine Aktenberge und Dokumentenstapel auf den Schreibtischen türmen. Dadurch, dass keine Aktenschränke mehr benötigt werden, gibt es viel mehr Platz im Büro.

Nicht zuletzt ist ein papierloses Büro nachhaltig und ressourcenschonend: Um Papier herzustellen, werden jede Menge Bäume abgeholzt und literweise Wasser verbraucht.

Die Umstellung von Papier auf digital

Bei Lizengo gibt es eine große Auswahl an Software-Produkten, die den Übergang zum papierlosen Büro vereinfachen.

• Die Bestandsaufnahme

Der erste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro besteht in einer Bestandsaufnahme: Wie viele Arbeitsprozesse werden auf Papier erledigt? Dann wird festgelegt, was davon auf digitale Bearbeitung umgestellt werden kann und wie – etwa über eine passende Bürosoftware oder eine einfache Eingabe im Computer. In diesem Zuge werden sämtliche Unterlagen aussortiert, die nicht mehr gebraucht werden.

• Die passenden Software-Programme installieren

Damit künftige Arbeitsschritte erst gar nicht in Papierform, sondern gleich digital erledigt werden können, ist es ratsam, frühzeitig im Umstellungsprozess die benötigten Software-Programme auf den Computern der Mitarbeiter zu installieren.

Ob CAD, Personalmanagement oder Buchhaltung – Lizengo bietet hierfür eine breite Palette an Lizenzen, die online erworben werden und in der Regel uneingeschränkt nutzbar sind. Der große Vorteil: Die gesamte Software stammt aus einer Hand. Bei Fragen und Problemen muss man nur einen einzigen Ansprechpartner kontaktieren. Dazu kommt der umfassende Kundenservice, der sich von der Beratung über Installation bis hin zur Wartung und Aktualisierung der Programme erstreckt.

• Digitalisierung der Dokumente

Im nächsten Schritt werden die Dokumente nach und nach eingescannt oder anderweitig digitalisiert. Zunächst die neueren Dokumente, etwa die, die sich in den vergangenen zwölf Monaten angesammelt haben. Erst danach sollten ältere Dokumente, sofern sie noch relevant sind, digitalisiert werden. Diese Aufteilung verringert den Arbeitsaufwand, der bei diesem Punkt unter Umständen recht hoch sein kann.

• Ordnerstruktur und Dokumentenmanagement

Sämtliche Dokumente, die digitalisiert werden sollen oder die zukünftig direkt am Computer erstellt werden, müssen so hinterlegt werden, dass sie jeder Mitarbeiter problemlos finden kann. Dafür bedarf es einer einheitlichen und sinnvollen Ordnerstruktur auf den Computern, an die sich jeder halten muss.

Dazu gehört auch, dass alle Ordner, Unterordner und Dokumente nach einem ganz bestimmten System konsequent benannt werden. Unter Umständen ist es nützlich, den Namen der Abteilung und das Datum in den Dokumentennamen miteinzubauen.

Lizengo vertreibt Software, mit der sich bereits digitalisierte Dokumente nachträglich verwalten lassen, sodass sie sich einheitlich in das Archiv einfügen. Das gelingt unter anderem mit einer Texterkennungssoftware oder mit einer Softwaren, mit der man PDF-Dateien erstellen und bearbeiten kann.

• Optimierung

Sind die ersten Schritte in Richtung papierloses Büro getan, ist es an der Zeit für ein Fazit: Was läuft schon gut und wo besteht noch Verbesserungsbedarf? Das papierlose Büro ist ein Entwicklungsprozess. Bis das papierlose Arbeiten sitzt, muss stets nachkorrigiert, optimiert und beobachtet werden.

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Die digitale Buchhaltung

Viele Unternehmen schrecken vor einer digitalen Buchhaltung zurück. Doch einmal etabliert, macht sie die Arbeit um einiges leichter, weil die Buchhaltung produktiver, flexibler und transparenter wird. Das gelingt mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware, wie sie bei Lizengo angeboten wird.

Es geht darum, alle Belege und Buchungen, die für die Buchhaltung relevant sind, digital zu erfassen, Rechnungen digital zu schreiben und mit diesen Daten zu arbeiten. Wichtig: Von der rechtlichen Seite her ist es erlaubt, Rechnungen in digitaler Form abzuspeichern.

Steuererklärung ohne Papierkram

Mit einer Steuersoftware ist sogar die leidige Steuererklärung zukünftig kein Problem mehr. Noch dazu fallen keine Kosten für einen Steuerberater an. Die Software führt Schritt für Schritt durch die Steuererklärung, gibt wertvolle Hinweise und überprüft die Dateneingabe umgehend auf Korrektheit. Lizengo hat bewährte Steuerprogramme von führenden Anbietern im Repertoire.

Papierlos oder papierminimiert?

Das papierlose Büro setzt einen hohen Standard, weil überhaupt kein Papier mehr verwendet wird. Weder für Notizen, noch für Unterschriften, die Kalenderführung die Kommunikation im Unternehmen oder andere Dinge. Das ist zwar möglich, aber nicht für jedes Unternehmen zielführend. Ein papierminimiertes Büro kann die bessere Alternative sein.

Denn Mitarbeiter, die sich im Laufe des Tages immer wieder Notizen machen müssen, haben gegebenenfalls mehr davon, sie auf einem Zettel festzuhalten als erst dafür ein Tablet oder eine andere digitale Alternative zu bemühen.

Bei Unsicherheiten in Bezug auf die Aufbewahrung von Rechnungen oder anderen wichtigen Dokumenten kann es ebenfalls besser sein, die Papiervariante zu behalten.