Variable Arbeitszeiten in der Personalplanung

Symbolbild: red

Je größer ein Unternehmen ist und je mehr Angestellte dort beschäftigt sind, umso mehr individuelle Arbeitszeitwünsche müssen auch berücksichtigt werden.

Beschäftigte wünschen sich zunehmend flexible Arbeitszeiten. Bei der Personalplanung sind diese Wünsche nicht immer leicht zu berücksichtigen.

Warum sind flexible Arbeitsformen so beliebt?

Morgens die Kinder zur Schule bringen und erst später den Arbeitstag beginnen oder eine längere Mittagspause nehmen und dafür abends lange bleiben – wer weniger starre Arbeitszeiten hat, kann wichtige Termine zwischendurch erledigen, ohne dafür einen Urlaubstag nehmen zu müssen.

Anstatt jeden Tag durch feste Arbeitszeiten gebunden zu sein, können Beschäftigte ihre Anwesenheit nach eigenen Bedürfnissen planen. Durch variable Arbeitszeit und mehr Autonomie bei der Arbeitsorganisation können Mitarbeiter ihre privaten Interessen mit den beruflichen Anforderungen leichter vereinbaren und verbessern ihre Work-Life-Balance. Mehr Selbstbestimmung führt meist zu höherer Leistungsbereitschaft und mehr Zufriedenheit im Job.

Variable Arbeitszeiten sind auch für Unternehmen von Vorteil

Nicht nur Arbeitnehmer wünschen sich mehr Freizügigkeit in der Arbeitszeitgestaltung. Auch Arbeitgeber wissen inzwischen die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle zu schätzen. Im Einklang mit dem eigenen Biorhythmus arbeiten Menschen effizienter, zeigen mehr Leistung und nutzen die Hochphasen für Bestleistung, während sie in der Tiefphase pausieren können.

Dass dies für den Arbeitgeber ein großer Vorteil sein kann, liegt auf der Hand. Der Einzelhandel kann längere Öffnungszeiten anbieten, wenn es unter den Mitarbeitern sowohl Frühaufsteher als auch Langschläfer gibt. Atypische Arbeitszeiten kommen Kunden zugute und damit ebenfalls dem Geschäft. Einkaufen bis Mitternacht ist für viele Konsumenten heute schon alltäglich.

Auch Produktionsprozesse profitieren von der Flexibilität. Ist viel zu tun, wird viel gearbeitet. Ist der Ansturm vorbei, werden weniger Mitarbeiter und weniger Arbeitsstunden eingesetzt. So steigt die Produktivität des Betriebs und damit auch der Umsatz. Für Arbeitgeber kann es sich lohnen, sich auf die individuellen Arbeitszeitwünsche der Beschäftigten einzulassen. Sie machen sich damit zu einem attraktiven Arbeitgeber und punkten im Kampf um die begehrten Fachkräfte.

Doch für ein Unternehmen bedeuten die Wünsche nach Flexibilität meist einen erhöhten Organisationsaufwand, da sichergestellt werden muss, dass der Arbeitsplatz zu bestimmten Zeiten besetzt ist.

Personaleinsatzplanung flexibel gestalten

Für Personalplaner sind diese vielen Arbeitszeitwünsche eine große Herausforderung. Immerhin soll jeder Mitarbeiter optimal mit möglichst wenig Arbeitsleerlauf eingesetzt werden. Zudem müssen Arbeitszeitgesetze berücksichtigt und die Arbeitszeiten aller Angestellten nachgehalten werden. Für Projekte, an denen mehrere Personen beschäftigt sind, gestaltet sich die Planung noch schwieriger.

Mitarbeiter flexibel einsetzen – da gibt es viel zu beachten. Viele Handgriffe benötigen die Kompetenz eines bestimmten Mitarbeiters. Ist dieser zeitlich nicht verfügbar, können andere eventuell nicht weiterarbeiten. Berufe im Sicherheitsbereich oder Pflegeberufe funktionieren nur, wenn die Übergabe der Schicht geregelt ist.

Wer hier spontan auf seinen Gleitzeitanspruch besteht, zwingt seine Kollegen dazu, länger zu arbeiten, bis sie abgelöst werden. So vorteilhaft die variable Arbeitszeit auch für den einzelnen ist – um einen reibungslosen Ablauf im Team sicherzustellen, müssen die Rahmenbedingungen vorher festgelegt werden. Für einige Abteilungen bedeutet dies eine feste Kernarbeitszeit, zu der alle anwesend sein müssen, damit Besprechungen abgehalten werden können.

In anderen Bereichen, beispielsweise in der Pflege, müssen sich Arbeitszeiten mit der vorherigen Schicht um eine halbe Stunde überschneiden, um alle für die Betreuung von Patienten wichtigen Informationen und Vorkommnisse an die nachfolgende Schicht zu übermitteln.

Dienstpläne einfach mit maßgeschneiderter Software erstellen

Die meisten Personaler entscheiden sich für digitale Personaleinsatzplanung, wenn es darum geht, die Mitarbeiter in Prozesse und Projekte einzubinden und die Anwesenheitszeiten so abzustimmen, dass möglichst wenig Leerlauf entsteht. Bei einer digitalen Schichtplanung werden zunächst für alle Arbeitsbereiche bestimmte Schichten festgelegt.

In einem zweiten Schritt können per Klick einzelne Mitarbeiter diesen Schichten zugewiesen werden. Die Planung größerer Bereiche wird meistens von einem Schichtleiter oder einem Gruppenführer vorgenommen. Handelt es sich um einen kleineren Betrieb, kann der Chef den Mitarbeitern freie Hand lassen, so dass sie selbst ihre Anwesenheiten online eintragen können. Personaleinsatzplanung mit geeigneter Software ist für Mitarbeiter und Personaler sehr komfortabel, vor allem, wenn Anwesenheiten, Urlaube und andere Abwesenheiten auch von Smartphone oder Tablet online erfasst werden können.

Urlaubsanfragen oder Tauschwünsche werden abschließend von der Führungskraft oder der Personalabteilung mit einem Klick bestätigt. Ist der Dienstplan gefüllt, steht er online zur Einsicht bereit oder wird ausgedruckt.

Was bedeutet Gleitzeit?

Die beliebteste Form der variablen Arbeitszeit ist die Gleitzeit. Beschäftigte sind nicht mehr an feste Zeiten für den Beginn und das Ende der Arbeit gebunden. Meist gibt es hier gewisse Grenzen, in denen Arbeitnehmer selbst entscheiden können, wann und wieviel sie arbeiten. Der Arbeitgeber legt den frühesten Arbeitsbeginn und das späteste Arbeitsende fest.

Mit diesem Arbeitsmodell ist oft die Möglichkeit verbunden, die wöchentliche Arbeitszeit auf einem Arbeitszeitkonto zu verwalten, damit die vertraglich festgelegte Wochenarbeitszeit insgesamt erreicht wird. Bei der Gestaltung gibt es Varianten mit und ohne Kernarbeitszeit.

• Gleitzeit mit vorgegebener Kernarbeitszeit: Arbeitnehmer haben einen gewissen Spielraum bei Beginn und Ende der Arbeit, jedoch gibt es eine Zeitspanne, in der Anwesenheitspflicht besteht. Die Kernarbeitszeit wird von der Unternehmensleitung vorgegeben, damit betriebliche Prozesse nicht durch Mitarbeitermangel gestört werden. Dies betrifft beispielsweise Stoßzeiten, in denen höheres Arbeitsaufkommen vorliegt.
• Gleitzeit ohne feste Kernarbeitszeit: Hier gibt es keine Tageszeiten, zu denen Mitarbeiter anwesend sein müssen. Da es hier wenig Planungssicherheit für den Arbeitgeber gibt, findet sich dieses Modell eher in Berufen, in denen wenig Abstimmungsbedarf vorhanden ist.