So können Unternehmen ihr Rechnungsmanagement effizienter gestalten

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Die Verwaltung von Rechnungen gehört zum Alltag eines jeden Unternehmens dazu. In vielen Unternehmen ist es dabei immer noch üblich, dass die Rechnungen in Papierform bearbeitet werden. Dadurch kommt es nicht nur zu massiven Papierbergen, sondern auch regelmäßig zu Chaos.

Denn häufig müssen die Rechnungen mehrere Abteilungen bzw. Freigaben durchlaufen. Diese manuellen Arbeiten sorgen somit für hohe Kosten und rauben wichtige Zeit. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Ein- und Ausgangsrechnungen sowie zugehörige Quittungen müssen verwaltet werden.

Doch dank der Digitalisierung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um das Rechnungsmanagement effizienter zu gestalten. Wie der Umstieg auf ein digitales Rechnungsmanagement funktionieren kann und welche Vorteile die Umstellung bringt, wird im Folgenden erklärt. 

Was versteht man unter Rechnungsmanagement?

Unter Rechnungsmanagement fallen alle Prozesse, die mit dem Eingang, der Erfassung, Überprüfung, Weiterverarbeitung, Freigabe und der Bezahlung von Rechnungen in Verbindung stehen. Grundsätzlich wird das Rechnungsmanagement von der Finanzabteilung durchgeführt.

Der analoge Prozess der Verarbeitung einer Eingangsrechnung sieht dabei wie folgt aus: Die Finanzverantwortlichen überprüfen die Rechnungen zuerst auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Anschließend wird die Rechnung an die verantwortliche Abteilung weitergeleitet. Die Rechnung wird dann von ihnen freigegeben und an die Buchhaltung weitergegeben. Diese veranlasst die Zahlung und erfasst die Rechnung in der Kreditorenbuchhaltung.

Wie kann das Rechnungsmanagement effizienter gestaltet werden?

Das manuelle Rechnungsmanagement stellt für die zuständigen Arbeiter einen erheblichen zeitlichen Aufwand dar und kostet oft Nerven. Durch die zahlreichen Schnittstellen kann es häufig zu Informationsverlusten, Verzögerungen und Missverständnissen kommen.

Dieser Prozess kann allerdings mit den richtigen Anwendungen ganz einfach optimiert werden: Mit einem komplett digitalen Rechnungsmanagement gehören die analogen Arbeiten der Vergangenheit an, während zahlreiche Schritte teilweise oder gar komplett automatisiert werden.

Buchhaltungssoftwares

Buchhaltungssoftwares fassen beinahe alle buchhalterischen Prozesse in einem Programm zusammen. Ob Steuererklärung, Kassenbuchführung, oder Rechnungserstellung: Buchhaltungssoftwares ermöglichen es, beinahe alle Aufgaben des internen und externen Rechnungswesens digital zu erledigen. Die Belegdaten werden dabei automatisch erfasst, wodurch die Buchung wiederkehrender Geschäftsfälle automatisiert wird. Ebenso kann die Freigabe der Rechnung ortsunabhängig erfolgen und die Rechnungen werden prüfungssicher und digital archiviert.

Damit gehören auch platzraubende Schränke voller Akten der Vergangenheit an. Die Prozesse im Rechnungsmanagement werden durch die Automatisierung und Digitalisierung auf ein paar Klicks reduziert, wodurch Zeit und Geld eingespart werden.

Ganzheitliche Ausgabenlösungen

Das Rechnungsmanagement kann mit einer ganzheitlichen Ausgabenlösung noch effizienter gestaltet werden. Die Anwendung erlaubt es, alle Rechnungsprozesse – vom Eingang bis zur Zahlung – zu digitalisieren. Jedes Teammitglied kann eingehende Rechnungen hochladen – entweder per App oder Webanwendung. Die Software erfasst dann automatisch alle relevanten Zahlungsdaten.

Wird eine Rechnung hochgeladen, werden Personen mit Buchhalter- oder Adminrechten automatisch über den Eingang informiert. Die Finanzabteilung kann die Rechnungen dann sofort auf ihre Richtigkeit prüfen und freigeben. Nach der Freigabe können die Rechnungen bequem in DATEV oder jede andere Buchhaltungssoftware exportiert und anschließend bezahlt werden. So können Rechnungen gezielt und effektiv verwaltet werden.

Vorteile von digitalem Rechnungsmanagement

Transparenz

Durch den automatisierten Rechnungsprozess werden alle Rechnungen digital erfasst und können zentral an einem Ort verwaltet werden – langwierige Suchen und Rückfragen nach bestimmten Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an.

Alle weiteren Bearbeitungsschritte sind bei der ganzheitlichen Ausgabenlösung ebenfalls im System ersichtlich. Die Finanzabteilung kann stets überprüfen, in welchem Status sich die Rechnung befindet und behält so in Echtzeit einen Überblick über alle Ausgaben. Das sorgt für absolute Transparenz und verringert die Durchlaufzeiten.

Zeit- und Geldeinsparungen

Das manuelle Rechnungsmanagement ist sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Bereits kleine Tippfehler können zu langwierigen Verzögerungen im gesamten Rechnungsprozess führen. Durch das digitale Rechnungsmanagement werden die Rechnungsdaten automatisch erfasst und können anschließend ergänzt und exportiert werden.

Durch die Zeiteinsparungen werden so auch Kosten eingespart. Die Finanzabteilung kann ihre Personalkapazitäten und gewonnene Zeit dann in anderen Bereichen einsetzen, wodurch unternehmensübergreifend mehr Effizienz geschaffen wird.

Rechtssicherheit

Der Umstieg auf ein digitales Rechnungsmanagement ist für viele Unternehmen noch mit Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Gesetzeskonformität verbunden. Verschärfte Rechtsvorschriften wie die GoBD oder die DSGVO sowie firmeninterne Auflagen sorgen dabei für Sorgen.

Mit einer Buchhaltungssoftware oder digitalen Ausgabenlösung können sich Unternehmen aber sicher sein, dass Ausgangsrechnungen stets rechtssicher ausgestellt und Eingangsrechnungen revisionssicher abgelegt werden. Zudem ist jeder Bearbeitungsschritt automatisch protokolliert, wodurch eine ganzheitliche Übersicht über die Prozesse gewährleistet werden kann.

Fazit

Die Verwaltung von Rechnungen ist ein aufwändiger Prozess. Dank moderner Tools wie einer Buchhaltungssoftware oder der ganzheitlichen Ausgabenlösung von Moss kann aber ganz einfach auf ein effizientes, digitales Rechnungsmanagement umgestellt werden. Dadurch gehören zeitraubende Arbeiten, Papierberge und Chaos zum Jahresabschluss der Vergangenheit an. Durch die Zeit- und Geldeinsparungen, höhere Transparenz und garantierter Rechtssicherheit machen sie die Unternehmen wettbewerbs- und leistungsfähiger.