Digitale Zeiterfassung – alles, was Du dazu wissen musst

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Seit 2019 sind europäische Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Voraussetzung hierfür ist, dass ein zuverlässiges, leicht zugängliches und objektives System genutzt wird.

Der alte „Stundenzettel“ hat spätestens durch die Digitalisierung in diesem Bereich ausgedient. Aber gilt die „Pflicht“ zur elektronischen Erfassung wirklich für jeden Betrieb? Wir verraten Dir, was Du rund um das Thema wissen musst.

In diesen Fällen ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht

Die digitale Zeiterfassung ist keine Spielerei für mehr Effizienz, sondern laut des Bundesarbeitsministeriums spätestens ab 2024 Pflicht. Obwohl die Begrifflichkeit „digital“ nicht explizit genannt wird, ist ein elektronisches System erforderlich und damit ist klar, was man meint.

Ausnahmen gelten für Tarifparteien, diese können gesonderte Regelungen aushandeln. Ebenfalls ausgenommen von der Regelung sind Kleinbetriebe und Selbstständige mit weniger als zehn Mitarbeitern.

Das neue Arbeitsschutzgesetz – was wird geändert?

Gesetzlich gehört die Arbeitszeiterfassung zum Arbeitsschutz und ist im Sinne der Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Obwohl das Urteil zur Pflicht der Aufzeichnung schon 2019 gefällt wurde, wird es erst 2024 richtig konkret.

Das Arbeitszeitgesetz wird verschiedene Änderungen erfahren, insbesondere in Hinblick auf die Art der Arbeitszeiterfassung. Künftig müssen Betriebe elektronisch festhalten, wann und wie ihre Mitarbeiter arbeiten. Ein Stundenzettel reicht nicht mehr aus, das System darf nicht manipulierbar sein.

Theoretisch ist der Arbeitgeber verantwortlich, hat aber das Recht, seine Pflichten zu delegieren. Damit ist dann der Arbeitnehmer dafür verantwortlich, dass seine Zeiten korrekt erfasst werden (z.B. zuverlässige Nutzung der Stechuhr etc.).

Der Arbeitgeber wird nicht persönlich verpflichtet sein, die Arbeitszeiterfassung zu kontrollieren. Er muss allerdings sicherstellen, dass er im Falle von Verzögerungen kontaktiert und informiert wird.

Übergangsfristen bis zur Einführung sind möglich

Um den Umstieg auf die verpflichtende Zeiterfassung zu realisieren, haben die Unternehmen eine Übergangsfrist. Vertrauensarbeitszeit darf weiterhin vereinbart werden, aus Sicht von Arbeitgeber und Arbeitnehmer entsteht kein Nachteil.

Grundsätzlich haben alle Arbeitgeber ein Jahr Zeit, die neuen Regelungen umzusetzen. In einem Betrieb mit weniger als 250 Angestellten erhöht sich die Zeit auf zwei Jahre. Arbeiten nur maximal 49 Personen im Unternehmen, dürfen sich Arbeitgeber fünf Jahre Zeit für die Umstellung lassen.

Positive Benefits der digitalen Zeiterfassung

Es geht bei der Umstellung auf digitale Zeiterfassung nicht nur um gesetzliche Vorgaben, sondern auch praktische Vorteile. Wer Lohnabrechnungen erstellt, muss sich früher oder später Prüfungen stellen. Durch ein digitales System sind diese hieb- und stichfest, was wiederum die Prüfung erleichtert.

Hinzu kommt, dass das digitale Personalmanagement die Arbeitszeit von Personalern deutlich reduziert. Anstatt Stunden mit der Erfassung von manuell geschriebenen Zetteln zu verbringen, erledigt sich das Thema von einer zentralen Stelle aus und ohne Schwierigkeiten.

Betrugsfälle oder Diskussionen um die Arbeitszeit haben in vielen Betrieben zu Problemen geführt. Unleserliche Stundenzettel und andere Herausforderungen führen zu Unstimmigkeiten im Betrieb, die vermeidbar sind.

Werden die Zeiten digital erfasst, gibt es diese Schwierigkeiten nicht. Es ist klar erkennbar, wer zu welchem Zeitpunkt gearbeitet hat und welche Über- oder Unterstunden es gibt. Durch die intuitive Handhabung sind die neuen digitalen Systeme für jede Art von Betrieb geeignet.