Digitalisierung: Kreisverwaltung SÜW führt eAkte ein

29. Oktober 2019 | Kategorie: Kreis Südliche Weinstraße

Foto: KV SÜW

Die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße geht neue Wege in Sachen Digitalisierung und die Ausländerbehörde ist dabei in der Vorreiterrolle: Als erste Abteilung der Kreisverwaltung hat die Ausländerbehörde den gesamten Aktenbestand von mehreren Tausend Akten digitalisiert und nun abrufbereit im Computer.

Damit hat jeder Mitarbeiter sofort die Akte am Arbeitsplatz verfügbar, was Zeit einspart und ein paralleles Bearbeiten von Fällen ermöglicht.

Akten in Papierform wurden durch das digitale System ersetzt; so werden auf lange Sicht Archivräume durch digitale Archive abgelöst. Weitere Bereiche der Kreisverwaltung, in denen das Dokumenten-Management-System (DMS) zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt wird, sollen an den Erfahrungen in der Ausländerbehörde teilhaben und davon profitieren.

Die Kommunalverwaltung stehe in der Verantwortung, effizient zu arbeiten und die Modernisierung voranzutreiben, betonte Kreischef Landrat Dietmar Seefeldt: „Die Einführung einer eAkte stellt die Behörden vor zahlreiche Herausforderungen: Geschäftsordnungen, Aktenordnungen und Aktenpläne müssen angepasst und Geschäftsprozesse modifiziert werden. Darüber hinaus müssen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt, festgelegt und Berechtigungskonzepte definiert werden. Das allein zeigt, dass die Einführung einer eAkte ebenso sehr eine organisatorische, wie eine technische Aufgabe ist. Ich bin froh, dass wir uns dieser Aufgabe frühzeitig gestellt haben und damit auf dem richtigen Weg sind.“

Dabei gehen archivische und behördliche Anforderungen Hand in Hand, weiß der zuständige Kreisbeigeordnete Kurt Wagenführer, der sich in den letzten Monaten mit der Thematik befasst hat und stets im Gespräch mit seinen Mitarbeitern war.

Abteilungsleiterin Heidi Vonderlinn lobte die gute Arbeit der Mitarbeiter der Verwaltung, die mit dem Projekt befasst waren, ohne deren tatkräftige Unterstützung die Umsetzung innerhalb eines Jahres nicht möglich gewesen wäre. Denn dabei sei auch die ein oder andere Samstagsschicht notwendig gewesen.

Der Gesetzgeber sieht die verpflichtende Einführung der eAkte ab dem 1. Januar 2026 vor. „Die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße ist aber darauf ausgelegt diesen Zeitpunkt nicht abzuwarten, sondern die mit der Digitalisierung einhergehenden, großen Herausforderungen zügig anzugehen“, so Seefeldt.