Datenschutz im Homeoffice: Darauf müssen Arbeitgeber achten

28. August 2023 | Kategorie: Ausbildung & Beruf, Computer & Internet, Dienstleistungen, Ratgeber

Das Arbeiten im Homeoffice hat sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert. Insbesondere die Corona-Pandemie hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen und Arbeitgeber ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen.

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer bietet das Homeoffice eine Vielzahl von Vorteilen und Möglichkeiten. Neben einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit und geringeren Betriebskosten stehen Arbeitgeber jedoch auch vor neuen Herausforderungen: die korrekte Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Doch wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass der Datenschutz auch im Homeoffice gewährleistet ist?

Datenschutz im Homeoffice – das Wichtigste in Kürze

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist nicht nur im Büro von Bedeutung – auch im Homeoffice greifen die Datenschutzgesetze und müssen entsprechend eingehalten werden. So kann der Datenschutz mit der SECJUR Automatisierungsplattform optimal gewährleistet werden.
Vertragliche Vereinbarungen mit den Mitarbeitern im Homeoffice können sicherstellen, dass sich Mitarbeiter an das Datenschutzgesetz halten.
Ein Verstoß gegen die DSGVO kann zu hohen Bußgeldern in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes führen, für die letztendlich die Arbeitgeber aufkommen müssen.

Die Datenschutzvereinbarung für Mitarbeiter – darum ist sie so wichtig

Personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten und Nutzern müssen stets ausreichend geschützt werden. Somit tragen Unternehmen und Arbeitgeber eine besonders große Verantwortung hinsichtlich des Datenschutzes, da im Arbeitsalltag täglich unzählige sensible Daten verarbeitet werden.

Auch vor dem Homeoffice macht die DSGVO nicht Halt. Im Gegenteil: Arbeitgeber sind verpflichtet, für die Arbeit im Homeoffice eine spezielle Datenschutzvereinbarung mit ihren Mitarbeitern zu treffen. In dieser Vereinbarung werden die datenschutzrechtlichen Maßnahmen geregelt, die Arbeitnehmer im Homeoffice umsetzen müssen.

Datenschutz-Risiken im Homeoffice

Arbeitgeber haben im Homeoffice keinerlei Kontrolle darüber, wie ihre Mitarbeiter zu Hause mit den Daten umgehen oder ob die berufliche technische Ausrüstung für private Zwecke genutzt wird. Um Datenpannen zu vermeiden, ist es also im Interesse der Arbeitgeber, eine entsprechende Datenschutzvereinbarung zu treffen. Darüber hinaus bestehen weitere Risiken im Homeoffice, sofern keine entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden. Hierzu gehören unter anderem folgende:

Systemausfälle
Eindringen in die IT-Systeme durch unbefugte Dritte
Offenlegung sensibler Daten und Informationen
Spionage
Berechtigungsmissbrauch
Datenverlust
unbefugter Zugriff auf geschäfts- oder personenbezogene Daten

Datenschutz im Homeoffice umsetzen – 5 einfache Schritte

Um die oben genannten Risiken zu minimieren, gibt es grundlegende Maßnahmen, die jeder Arbeitgeber ergreifen sollte, wenn seine Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Jedoch müssen nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmer ihren Teil zum Datenschutz beitragen, um die entsprechenden Maßnahmen effizient umzusetzen. Neben der Datenschutzvereinbarung gehören hierzu unter anderem folgende:

1. Identifizierung und Authentifizierung

Die sichere Verwaltung von Passwörtern ist das A und O aller Sicherheitsmaßnahmen. So dürfen Passwörter niemals unverschlüsselt auf dem Computer gespeichert werden. Darüber hinaus sollte die Anzahl der falschen Passworteingaben begrenzt sein. Unternehmen sollten daher klare Vorgaben für die Erstellung sicherer Passwörter haben und darauf achten, dass diese auch entsprechend umgesetzt werden.

2. Zugriffskontrolle im Homeoffice

Auch die Zugriffskontrolle spielt im Homeoffice eine wichtige Rolle. So sollten weder Familienmitglieder noch Mitbewohner oder Freunde Zugriff zum Arbeitscomputer haben. In der Mittagspause sollten Arbeitnehmer die Türen abschließen, um einen unbefugten Zugang zu verhindern. Zudem sollten vertrauliche Unterlagen sicher aufbewahrt und Geschäftstelefonate ohne Anwesenheit Dritter geführt werden. Auch die Computer, Dateien und Programme im Homeoffice sollten entsprechend geschützt sein, indem entsprechende Rechtebeschränkungen festgelegt werden.

3. Regelmäßige Systemupdates und Firewall

Zu einem ausreichenden Schutz gehört auch das regelmäßige Updaten von Betriebssystemen und Programmen. So sollte darauf geachtet werden, dass insbesondere Virenschutzprogramme immer auf dem neuesten Stand sind, um Sicherheitslücken zu vermeiden. Auch das Aktivieren der Firewall des WLAN-Routers gehört zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen. Ein entsprechender VPN-Zugriff kann über das Unternehmensnetzwerk eingerichtet werden.

4. Sicherstellung des Datenempfangs und der Datenübertragung

Anhand spezieller Quittierungsmechanismen kann überprüft werden, ob der Transfer von Daten erfolgreich war. So erhalten sowohl der Datenempfänger als auch der Datenüberträger eine entsprechende Bestätigung über den erfolgreichen Datentransfer, wodurch die Sicherheit erhöht wird.

5. Datentrennung

Häufig ist die Nutzung eines privaten Computers für das Arbeiten im Homeoffice erlaubt. Allerdings empfehlen Datenschutzexperten eine Trennung von privaten und unternehmenseigenen Daten, indem Arbeitgeber einen Firmencomputer zur Verfügung stellen. Dies kann das Risiko von Datendiebstählen und Cyberangriffen durch Viren & Co. erheblich eindämmen.

Fazit

Egal ob im Büro oder im Homeoffice – Arbeitgeber sind stets verpflichtet, den Datenschutz zu gewährleisten. Hierfür sind klare Richtlinien, wie eine Datenschutzvereinbarung und die korrekte Umsetzung effektiver Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen hier ihren Teil zur Umsetzung der DSGVO beitragen und sicherstellen, dass jegliche personen- und unternehmensbezogene Daten stets ausreichend geschützt sind.