Samstag, 11. Juli 2020

Datenschutz und DSGVO in Schulen

12. Februar 2020 | noch keine Kommentare | Kategorie: Computer & Internet, Familie, Ratgeber, Vermischtes

Symbolbild: dts Nachrichtenagentur

Die Digitalisierung in den Schulen bringt sowohl für Lehrer als auch für die Schüler enorme Vorteile.

Durch die Digitalisierung des Unterrichts werden die Schüler viel besser auf das Berufsleben vorbereitet. In jeder Schule werden aber auch personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb gilt es auch in diesem Bereich, die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung, eher als DSGVO bekannt, zu beachten.

Das ist jedoch nicht immer ganz einfach und Laien sind zumeist überfordert. Es ist auf jeden Fall vorgeschrieben, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Wer kann in der Schule als Datenschutzbeauftragter fungieren?

Ein Datenschutzbeauftragter benötigt keine spezielle Ausbildung im IT-Bereich. Es wird auch keine juristische Ausbildung erwartet. Daher könnte theoretisch jede Person diese Aufgabe übernehmen. Die einzige Voraussetzung besteht darin, dass die Person sich mit der DSGVO bestens auskennt.

Zudem sind regelmäßige Fortbildungsmaßnahmen vorgesehen, weil die Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes ständig angepasst werden. Es wäre also möglich, dass sich ein Lehrer der Schule bereit erklärt, als Datenschutzbeauftragter zu arbeiten. Dabei treten jedoch zwei Nachteile auf.

Zum einen ist die Arbeit als Datenschutzbeauftragter zeitintensiv. Da die meisten Lehrer ohnehin schon an ihrer Leistungsgrenze arbeiten, dürfte es schwer sein, jemanden zu finden, der diese Aufgabe als Zusatzjob übernimmt.

Der zweite Punkt ist, dass ein Datenschutzbeauftragter meistens etwas unbeliebt ist. Besteht er darauf, dass sämtliche Datenschutzbestimmungen korrekt umgesetzt werden, wirkt er mitunter als Verhinderer oder Störer. Das kann schnell zum Unmut im Lehrer-Kollegium führen. Deshalb beauftragen viele Schulen lieber einen externen Datenschutzbeauftragten.

Um welche Daten geht es eigentlich?

In jeder Schule fallen massenhaft personenbezogene Daten an. Zu den wichtigsten Daten gehören die von den:

  • Lehrern
  • Schülern
  • Eltern
  • Externes Personal

Die Namen und Anschriften der Lehrer müssen natürlich im Schulsystem erfasst und verarbeitet werden können. Das Gleiche gilt auch für die Schüler sowie deren Eltern. An jeder Schule gibt es auch externe Mitarbeiter. Dazu gehören unter anderem Hausmeister und Reinigungsfirmen. Auch davon müssen personenbezogene Daten erfasst werden.

Zudem muss geklärt werden, wie mit den ganzen Daten umgegangen wird. Dabei stellen sich die Fragen, wer Zugriff auf die Daten haben darf und wie diese geteilt oder weitergegeben werden dürfen. Auch der exakte Speicherort muss konkret genannt werden.

Personenbezogene Daten korrekt verarbeiten

In den Schulen geht es nicht immer nur um den Unterricht. Es gibt auch Veranstaltungen, Klassenfahrten und verschiedene Feste. Dabei werden meistens auch unzählige Fotos gemacht, die dann im Schulgebäude oder auch auf der Webseite der Schule verbreitet werden. Auch diese Vorgehensweise ist ohne eine Einwilligung aller betroffenen Personen nicht mehr möglich. Eltern müssen beispielsweise schriftlich einwilligen, dass Fotos von ihren Kindern veröffentlicht werden dürfen. Sind die Schüler älter als 14 Jahre, müssen auch sie schriftlich zustimmen.

Um alles etwas zu vereinfachen, haben einige Schulen schon pauschale Einwilligungserklärungen von den Eltern unterschreiben lassen. Doch diese Vorgehensweise ist nicht zulässig. Pauschal erfasste Einwilligungserklärungen entsprechen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Dadurch entsteht ein gewaltiger Aufwand, um den sich mitunter auch der Datenschutzbeauftragte kümmern muss. Schon kleinste Verstöße können juristische Folgen haben.

Rechte der Schüler und Lehrer beachten

Jeder Mensch hat ein persönliches Anrecht auf seine eigenen Daten. Diese dürfen niemals ohne eine ausdrückliche Einwilligung an Dritte weitergegeben werden. Das kann jedoch schneller als erwartet zu einem Problem werden. Insbesondere dann, wenn die Schulen auf Clouddienste, wie beispielsweise Microsoft Office 365 zugreifen.

Diese Dienste bieten eine ideale Plattform zur Speicherung aller Daten. Trotzdem ist es nicht so ohne Weiteres möglich, personenbezogene Daten anderer Menschen in einer Cloud abzulegen. Deshalb müssen die Schulen mit den Cloudanbietern entsprechende Verträge abschließen.

Ein wichtiger Bestandteil ist, dass die Server, in denen die Datenspeicherung stattfindet, in Ländern des europäischen Datenschutzrechts stehen. Da die meisten Clouddienste aus den USA stammen, muss stets sichergestellt werden, dass die Daten nicht auf Servern in die USA oder in sonstige nichteuropäische Staaten ausgelagert werden.

Eine aufwendige Protokollpflicht

Sämtliche Maßnahmen, die von den Schulen bezüglich der Datenerhebung und Verarbeitung durchgeführt werden, müssen protokolliert werden. Auf Verlangen der Kontrollbehörden müssen die Protokolle auch ausgehändigt werden, damit eine Einsicht gewährt werden kann.

Zudem dienen die Protokolle der Auskunftspflicht. Falls eine Person, deren Daten im Schulsystem erfasst wurden, Informationen darüber haben möchte, lassen sich diese auch in den Protokollen wiederfinden. Da die Ansprüche auf Erteilung von Auskünften sehr weitreichend sind, kann anhand der Protokollierungen auch nachgewiesen werden, dass die betroffenen Personen zuvor ihre Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten gaben.

Grundsätzliche rechtliche Hinweise

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Es geht in erster Linie darum, allen Interessenten aufzuzeigen, dass die Digitalisierung an den Schulen umfangreicher als gedacht ist. Neben der Qualifizierung der Lehrer und der Einrichtung einer entsprechenden Infrastruktur spielen auch rechtliche Angelegenheiten eine große Rolle.

Es ist nicht immer einfach für die Schulen, die Digitalisierung so zu gestalten, dass es keine Verletzungen der Gesetze gibt. Deshalb lassen sich auch immer mehr Schulen extern beraten und stellen kompetente Datenschutzbeauftragte ein.

 

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