Neustadt, Speyer und Neuwied auf dem Weg zum papierlosen Büro

16. März 2022 | Kategorie: Neustadt a.d. Weinstraße und Speyer

Neustadt/Speyer/Neuwied – Dem Traum vom papierlosen Büro sind die drei Kommunen Neustadt an der Weinstraße, Neuwied und Speyer mit der Vergabe eines neuen Dokumentmanagementsystems (DMS) ein großes Stück nähergekommen.

Die Software enaio® der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover wird seit Anfang dieses Jahres eingesetzt – für mehr Effizienz, Transparenz und Umweltschutz in der Verwaltung.

Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems können elektronische Akten, Vorgänge und Dokumente modular aufgebaut und datenbankgestützt verwaltet und gesteuert werden. So wird der gesamte Weg eines Dokuments digital begleitet – von der Erstellung und Erfassung über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung oder Löschung.

„Mit der Einführung eines flächendeckenden DMS und dem bereits laufenden Verwaltungsmodernisierungsprozess NiA („Neustadt im Aufbruch“) erhoffen wir uns einen großen Schritt zu einer modernen, bürgerfreundlichen Verwaltung“, sagt Marc Weigel, Oberbürgermeister von Neustadt. „Zudem hat uns der zunehmende Bedarf an Mobilem Arbeiten in Zeiten der Pandemie deutlich gezeigt, wie wichtig elektronische Akten sind, damit möglichst effizient gearbeitet werden kann.“

Zeitgleich mit der Einführung des DMS wird in Neustadt ein System für einen elektronischen Rechnungseingang in Betrieb genommen. Zukünftig wird damit der komplette Rechnungsworkflow elektronisch abgebildet. Das macht ihn schneller und einfacher – und spart ebenfalls Papier. Die Grundinstallation des DMS ist in Neustadt bereits abgeschlossen und die Migration von Daten aus anderen Systemen hat begonnen. Zunächst soll es in der Finanzverwaltung in Betrieb gehen.

Neuwieds Oberbürgermeister Jan Einig betont die Bedeutung kommunaler Kooperation.
„Zwischen unseren drei Kommunen gibt es schon seit Jahren eine sehr erfolgreiche Zusammenarbeit“, berichtet OB Einig. „Die wollen wir auch zukünftig fortsetzen.“