Reduzierte Bürokosten dank Desk Sharing

20. Januar 2023 | Kategorie: Ausbildung & Beruf, Ratgeber

In Deutschland haben Vollzeitmitarbeiter 250 Arbeitstage jährlich. Eine Studie der DZ Bank zeigt jedoch, dass Schreibtische bereits vor Covid-19 im Mittel nur etwa 190 Tage belegt waren.

Berücksichtigt man noch Personal mit Teilzeitstellen liegt die Auslastung der Schreibtische im Jahresdurchschnitt bei nur 65 Prozent.
Eine Umfrage des Meinungsforschungsinstituts Yougov kam kürzlich überdies zu dem Ergebnis, dass auch nachdem Ende der Covid-19-Pandemie etwa die Hälfte der Deutschen vermehrt im Home-Office arbeiten möchte.

Die Studie der DZ Bank geht deshalb davon aus, dass die Auslastung der Büroarbeitsplätze weiter sinken wird. „Eine Homeoffice-Regelung mit einem flexiblen Arbeitstag pro Woche würde die jahresdurchschnittliche Büroauslastung auf knapp über 50 Prozent senken. Bei zwei flexiblen Tagen reduziert sich die mittlere Auslastung auf etwas weniger als 40 Prozent, bei drei Tagen auf rund 25 Prozent“, schreiben die Autoren.

Desk Sharing als Lösung für geringe Auslastung

Als Lösung für die geringe Auslastung der Büroarbeitsplätze hat die genossenschaftliche Bank sich dazu entschieden, das moderne Bürokonzept Desk Sharing einzuführen. Es handelt sich dabei um ein Organisationskonzept, bei dem Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch mehr im Unternehmensbüro haben. Die Mitarbeiter nutzen stattdessen einen Schreibtisch, den sie bei ihrem Eintreffen im Büro aus den aktuell freien Arbeitsplätzen auswählen können.

Desk Sharing Apps – Haltian Empathic Building und Co.

Die Organisation dieses modernen Bürokonzepts erfolgt meist über eine Software, die dem Buchungssystem eines Hotels ähnelt. Beliebt ist etwa die Desk Sharing App Haltian Empathic Building, mit der Mitarbeiter jederzeit sehen können, welche Arbeitsplätze im Büro noch nicht belegt sind. Außerdem ermöglicht die Software die Definition bevorzugter Arbeitsplätze und Arbeitszeiten, damit Mitarbeiter möglichst schnell den für sie optimalen Schreibtisch buchen können.

Auch aus unternehmerischer Perspektive ist eine Desk Sharing App sinnvoll, weil so eine detaillierte Dokumentation und Analyse der belegten Schreibtische möglich ist. Die Verantwortlichen können dadurch eventuelle Probleme mit Arbeitsplätzen erkennen, den erforderlichen Bedarf an Arbeitsplätzen objektiv bewerten und schneller auf Veränderungen und Trends reagieren.

Vorteile von Desk Sharing für Unternehmen und Mitarbeiter

Das Bürokonzept Desk Sharing ist für Arbeitgeber primär aus wirtschaftlichen Gründen interessant. Daten aus unterschiedlichen Unternehmen, in denen bereits seit längerem Desk Sharing zum Einsatz kommt, zeigen, dass dadurch etwa 20 Prozent der zuvor erforderlichen Schreibtische eingespart werden können. Die Kosten für Miete, Büroausstattung und Reinigung können durch das Bürokonzept also stark reduziert werden.

Wie Dennis Stolze vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) erklärt, ist Desk Sharing aber auch für die meisten Mitarbeiter eine deutliche Verbesserung. „Im Laufe einer Woche ergeben sich verschiedene Aufgaben, die unterschiedliche Anforderungen an einen stellen. Zum konzentrierten Lesen eignet sich ein ruhiger Arbeitsplatz, zur kreativen Problemlösung eine möglichst inspirierende Umgebung“, so der Wissenschaftler.

Neben der Nutzung unterschiedlicher Arbeitsplätze, die den Anforderungen der jeweils durchgeführten Tätigkeit entsprechen, bietet Desk Sharing den Mitarbeitern auch die Möglichkeit flexibel mit unterschiedlichen Kollegen zusammenzuarbeiten. Hilfreich ist dies etwa bei Projekten, an denen mehrere Abteilungen mitarbeiten. „Dieses flexible Arbeiten verbessert die interne Kommunikation und fördert Kreativität und Produktivität in einem Unternehmen“, erklärt Stolze.

Kritik am Bürokonzept Desk Sharing

Andere Wissenschaftler, wie der Arbeitspsychologe Frank Berzbach, sehen das Bürokonzept Desk Sharing hingegen kritisch. „Selten sind diejenigen, die ein Desksharing-Konzept einführen, auch diejenigen, die so arbeiten“, so Berzbach. Laut ihm verursachen die flexiblen Arbeitsplätze bei vielen Arbeitnehmer zusätzlichen Stress.
Die Suche nach einem freien Arbeitsplatz vergleicht der Psychologe mit dem Spiel „Reise nach Jerusalem“. „Wer zu langsam ist, geht ohne Platz aus.

Das ist Druck, dem sich die Mitarbeiter aussetzen müssen, noch bevor der eigentliche Arbeitstag beginnt“, so Berzbach. Problematisch ist laut ihm zudem, dass die Mitarbeiter keinen persönlichen Arbeitsbereich mehr haben. „Manche Menschen brauchen eine vertraute Umgebung, um konzentriert und kreativ arbeiten zu können“, erklärt der Arbeitspsychologe.

Eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (Fraunhofer IAO) widerlegt die Kritik jedoch und zeigt, dass die Freiheit und Selbstbestimmung des Bürokonzepts sich positiv auf die Zufriedenheit und die Kreativität der meisten Mitarbeiter auswirkt. Auch Erfahrungsberichte aus unterschiedlichen Unternehmen zeigen, dass die großen Vorteile des Desk Sharing die vermeintlichen Nachteile deutlich übertreffen.