Tipp: Wie man Mahlzeiten in der Reisekostenabrechnung richtig deklariert 

Korrekte Abrechnungen können bei der Steuererklärung gültig gemacht werden.
Foto: dts nachrichtenagentur

Zugegeben gehört die Erstellung der Reisekostenabrechnung wohl nicht unbedingt zu einer der Lieblingsbeschäftigungen.

Mit Reisekosten-Tools wie beispielsweise Declaree wird der Kostenverwaltungsprozess aber deutlich erleichtert.

Mittels App können Firmenmitarbeiter nun ihre Originalspesenquittungen übermitteln, so dass sie nicht nur stets auf dem neusten Stand sind, sondern auch alles übersichtlich beisammen haben.

Da insbesondere die Abrechnung der Mahlzeiten bei Geschäftsreisen oft für Zweifelsfälle sorgen, sollen diese im folgenden Artikel in den Vordergrund gestellt werden. Schließlich gilt es bei der korrekten Abrechnung der Mahlzeiten aus steuerrechtlicher Sicht einiges zu beachten.

Was Ihnen bei beruflicher Auswärtstätigkeit zusteht

Sind Sie öfters mal beruflich auf Reisen? Dann stellt sich für Sie insbesondere die Frage, wie die Mahlzeiten abgerechnet werden sollen und welche Verpflichtungen für Sie dabei in Ihrer Lohnabrechnung einhergehen.

Zum einen unterscheidet man dabei, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Sachbezugswert, zum Beispiel in Form einer Hotelübernachtung inklusive Frühstück und einem Abendessen zukommen lässt. Diese Sachbezüge, auch Naturallohn bezeichnet, müssen von Ihnen in Ihrer Lohnsteuererklärung angegeben werden.

Alternativ dazu kann auch in der Reisekostenabrechnung der Verpflegungsmehraufwand um den entsprechenden Sachbezugswert gekürzt werden.

Was heißt das konkret?

Im Fall eines anschaulichen Beispiels würde dieser Umstand Folgendes bedeuten: Gehen wir einmal davon aus, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen auf Geschäftsreisen unentgeltliche Mahlzeiten gewährt. Dadurch erhalten Sie einen geldwerten Vorteil, den Sie wiederum in Höhe des Sachbezugswertes versteuern müssen.

Allerdings darf dieser Sachbezugswert, d.h. die Mahlzeit 60 Euro nicht übersteigen, da der Wert der tatsächlichen Mahlzeit ansonsten als steuerpflichtiger Arbeitslohn in Ihrer Gehaltsabrechnung verbucht werden muss.

Geschäftsessen mit Partnern

Haben Sie im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit Geschäftspartner zu einem Geschäftsessen eingeladen, so dürfen die Kosten der Mahlzeit von Ihnen nicht als Arbeitslohn deklariert, sondern direkt als Geschäftsessen deklariert werden.

Symbolbild Pfalz-Express

Beachten Sie für die Reisekostenabrechnung dabei, dass der Sachbezugswert für ein Frühstück seit 2013 mittlerweile bei 1,60 Euro, während Sie Ihren Mitarbeitern jeweils fürs Mittag- und Abendessen 2,93 Euro zugestehen müssen. Somit ergibt sich ein täglicher Sachbezugswert von 7,47 Euro.

Reisekostenabrechnung so einfach wie nie

Da es zugegeben unter diesen Umständen kompliziert sein kann, eine korrekte Reisekostenabrechnung aufzustellen, die nicht zu Ihrem Nachteil ausfällt, ist es für Arbeitgeber immer attraktiver geworden, sich Reisekosten-Tools wie Declaree zu bedienen.

Die Software kann dabei so eingerichtet werden, dass Aufwendungen, die nicht Ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen, direkt bemerkt werden.