E-Mail Knigge: 7 Regeln für geschäftliche Mails

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Berufliche E-Mails spielen eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag, egal, ob es um die Kommunikation mit Kollegen, Vorgesetzten, Kunden oder Geschäftspartnern geht. Doch wie sieht es mit der Etikette für berufliche E-Mails aus?

In diesem Artikel soll es um die 7 wichtigsten Regeln für den beruflichen E-Mail-Verkehr gehen, damit E-Mails professionell und höflich wirken und typische Fettnäpfchen vermieden werden.

1. Sparsam mit Emojis umgehen

Während Emojis in privaten Nachrichten eine freundliche Note verleihen, sollten sie im professionellen Kontext sparsam eingesetzt werden. Eine Faustregel besagt: Wenn der Gesprächspartner Emojis verwendet, darf mit Emojis geantwortet werden, sonst haben sie in Arbeitsmails nichts verloren.

Die Bedeutung von Emojis kann von verschiedenen Menschen unterschiedlich interpretiert werden und was für den einen lächelnd aussieht, kann vom anderen als unprofessionell wahrgenommen werden. Es ist daher ratsam, auf zu viele Emojis zu verzichten und sich auf Situationen zu beschränken, in denen sie die Kommunikation tatsächlich verbessern.

2. Kurz, aber höflich ausdrücken

E-Mails werden nicht aufmerksam gelesen, sondern eher überflogen. Deshalb sollten berufliche E-Mails prägnant und klar formuliert sein. Zu lange E-Mails können abschreckend wirken und werden weniger schnell beantwortet.

Gleichzeitig sollte man darauf achten, dass die Nachricht ausreichend Informationen enthält, um Missverständnisse zu vermeiden. Zu minimal formulierte Mails können kühl und unfreundlich wirken – daher sind ganze Sätze und Grußformeln am Ende unverzichtbar.

3. Aussagekräftige Betreff-Zeile schreiben

Die Betreff-Zeile ist der erste Eindruck, den eine E-Mail hinterlässt. Sie sollte so informativ und präzise wie möglich sein. E-Mails ohne Betreff sind keine Option.

Vage Betreff-Zeilen wie „Wichtige Angelegenheit“ sind zu vermeiden. Stattdessen sollte die Betreff-Zeile den Inhalt der E-Mail kurz zusammenfassen, um dem Empfänger eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, worum es geht.

4. Immer eine korrekte Anrede verwenden

Eine höfliche Anrede ist in beruflichen E-Mails unerlässlich. Dabei sollte man immer die richtige Anrede verwenden, sei es „Sehr geehrte Frau XY“ oder „Lieber Herr XY“ – je nach Beziehung zum Adressaten. Dies zeigt Respekt und Professionalität.

Es ist auch für ein überzeugendes Bewerbungsschreiben wichtig, den richtigen Ansprechpartner zu recherchieren. Die unpersönliche Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte nur im Notfall verwendet werden, wenn kein passender Adressat gefunden wird.

5. Zweideutigkeit und Ironie vermeiden

Schriftliche Kommunikation ist im Allgemeinen anfälliger für Missverständnisse als mündliche. Ironische Bemerkungen oder humorvolle Kommentare, die im persönlichen Gespräch angemessen sein könnten, können schriftlich schnell in die falsche Richtung gehen. Deshalb ist es besser, in beruflichen E-Mails auf derartige Elemente zu verzichten.

Klarheit und Direktheit sind in diesem Kontext wichtiger. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu minimieren und die Effektivität der Kommunikation zu steigern.

6. Professionelle Signatur verwenden

Die Signatur in geschäftlichen E-Mails ist mehr als nur eine Formalität. Sie trägt zur Professionalität und Glaubwürdigkeit des Absenders bei. Eine typische Signatur enthält den Namen, die Position, den Firmennamen, Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls rechtliche Hinweise, wie etwa den Haftungsausschluss.

Experten raten, eine klare und konsistente Signatur zu erstellen, die man am Ende jeder beruflichen E-Mail verwendet. Signaturen machen die Kommunikation effizienter, da sie es dem Empfänger erleichtern, bei Bedarf schnell Kontakt aufzunehmen.

7. Vor dem Absenden: Korrekturlesen!

Es passiert schnell, dass Tippfehler oder grammatikalische Fehler in E-Mails übersehen werden. Das Korrekturlesen von beruflichen E-Mails ist ein unerlässlicher Schritt, denn Fehler in E-Mails können Unachtsamkeit oder mangelnde Sorgfalt signalisieren.

Bevor man aus „Senden“ klickt, sollte man nicht nur Rechtschreibung und Grammatik überprüfen, sondern auch die Richtigkeit von Informationen und die Vollständigkeit der Nachricht. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle angehängten Dateien oder Links funktionieren und dass alle notwendigen Informationen präzise übermittelt wurden.

Effizient und höflich kommunizieren

Obwohl es inzwischen die verschiedensten Tools für Kommunikation am Arbeitsplatz gibt, spielen E-Mail nach wie vor eine Rolle. Das Beherrschen der Regeln, wie die angemessene Verwendung von Emojis, präzise Betreff-Zeilen, höfliche Anreden und das Vermeiden von Zweideutigkeiten, kann Missverständnisse minimieren und professionelle Beziehungen stärken. Diese Grundsätze, gepaart mit einer sorgfältigen Korrektur, können die Qualität beruflichen E-Mails erheblich steigern und einen positiven Eindruck bei Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern hinterlassen.