[1]In Unordnung regelrecht ertrinken: Das muss nicht sein.
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Nicht jeder ist dazu geboren, selbstverständlich auf Ordnung zu achten und deren Sinn zu erkennen. So mancher spricht stolz vom ‚kreativen Chaos‘. Doch diese Ansicht irrt, denn hier geht nachweislich produktive Zeit und somit Geld verloren.
Struktur in den Arbeitsalltag bringen
Um Arbeitsabläufe klar zu gestalten, braucht es System auf allen Ebenen [2]. Jeder sollte versuchen, seine Leistung durch gute Planung zu optimieren. Bekannte Ratschläge dazu lauten:
- Prioritäten setzen und das Wichtigste zuerst angehen
- Schwieriges nicht hinauszögern, da rasche Erledigung befreiend wirkt
- Leichtes zum Abschluss gut gelaunt ‚mit links‘ machen
- Sich regelmäßige Aufgaben etwa zur gleichen Uhrzeit vornehmen
- Unklares oder Offenes unmittelbar notieren und zeitnah abklären
- Zuletzt Endkontrolle und Vorbereitung des nächsten Tages
Das Einhalten von Strukturen hilft grundsätzlich, das betrifft Tätigkeitsabfolgen, Daten und Aufbewahrungsorte gleichermaßen.
Zusätzlich geht es darum, das Wirken verschiedener Mitarbeiter bestmöglich abzustimmen. Dazu sind Regeln und Kommunikationswege angebracht, die alle konsequent einhalten. So lässt sich weitgehend vermeiden, dass ständig Fragen auftauchen oder etwas gesucht wird.
Was einer Person logisch erscheint, kann bei der anderen Unverständnis auslösen. Unnötiger Ärger entfällt auch, indem ein gemeinsamer Terminkalender zugänglich ist und jeder direkt aktualisiert. Für wiederkehrende Arbeiten oder Besonderheiten lassen sich Listen erstellen.
Geeignete Hilfsmittel erleichtern die Ordnung
Oft haben kleine Maßnahmen große Wirkung [3], alleine wenn keiner mehr Tisch, Stuhl oder Boden zur Dauerablage missbraucht. Wo Durcheinander herrscht, wird der Zugang zu dringenden Arbeitsmitteln behindert. Stattdessen sollten ausreichend Regale und Schränke verfügbar und ein Schreibtisch ausschließlich der Ort für das Wesentliche sein.
Für diese Fälle bieten Büroausstatter wie Kaiser Kraft [4] unterstützende Lösungen. Eine Tisch-Sortierstation bringt zum Beispiel Übersicht über relevante Unterlagen. Das Büro-Steckregal nimmt fast beliebig viele Ordner auf.
Es enthält flexible und höhenverstellbare Böden und kann Fachteiler oder Seitenstege umfassen. Variable Größen nutzen die Raummaße optimal aus. Ein Garderobenschrank nimmt generell jegliche Kleidung und Taschen auf.
Von häufig gebrauchten Dingen wie Stift oder Locher sollten mehrere an festen Punkten verteilt sein, ohne nach Nutzung einfach willkürlich liegen gelassen zu werden.
Lässt sich Ordnung erlernen?
Ja, sie wird durch Übung zur Routine. Oberstes Prinzip ist, sich wiederholt mit den Methoden und Möglichkeiten zu beschäftigen sowie sich deren Vorteile aufzuschreiben. Dadurch entsteht echter Drang zur Veränderung und Wiedererlangung der Kontrolle.
Am besten ist, sofort und überall praktisch mit den leichtesten Mitteln und Wegen zu beginnen. Dabei sollte man sich ein Vorbild für Anleitung und Motivation suchen und auch Kritik annehmen. Ebenfalls förderlich ist, aus eigenen schlechten Erfahrungen etwas mitnehmen.
Wer einmal richtig angefangen hat, wird schnell merken, wie physische Ordnung automatisch auch den Geist sortiert und weniger Chaos die Konzentration erhöht.
Was hält Ordnung konstant?
Die Schlagworte für ein Ende der Unordnung heißen: Einheitlichkeit, System und Verbindlichkeit.
Ablagesysteme müssen genutzt werden, alles braucht einen anerkannt festen Platz. Was am häufigsten gebraucht wird, ist zentral zu finden, Unwichtiges und Erledigtes weiter entfernt.
Entscheidend ist eine logische Benennung von Ordnern und Dateien, mit gleichem Grundbegriff bei gleicher Funktion. Weiterhin können farbliche Markierungen helfen. Sämtliche Regelungen sind wiederholt zu prüfen und untereinander abzusprechen, Verhaltensweisen aber trotzdem der Situation anzupassen.
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