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Noch nie wurden so viele Daten verwalten wie heute. Und das nicht nur in den Unternehmen und Organisationen, sondern auch im privaten Bereich.
Würde man die auf einem durchschnittlichen privaten Rechner abgelegten Daten nach Opas Prinzip in Leitz-Ordnern archivieren, bräuchte jedes Haus eine angebaute Lagerhalle. Ein paar Aspekte sind aber noch genau so wie damals bei Opa: Wer sich nicht um eine strukturierte Ablage bemüht, findet sich in den eigenen Unterlagen nicht zurecht. Außerdem müssen die Daten sicher vor unbefugtem Zugriff abgelegt werden. Sicherheitskopien verhindern im Fall des Falles den Verlust der Informationen.
- Die Hardware
Die Office 365 Security [1] macht nur in einer zeitgemäßen Hardwareumgebung Sinn. Dabei kommt es nicht auf die Größe und Anzeigequalität des Bildschirms an, sondern vor allem auf die Speichermedien. Die noch vor einigen Jahren gängigen HDD-Festplatten sind mittlerweile ein alter Hut.
Heute speichert man auf Solid State Drive (SSD), also einem Datenträger, der gänzlich ohne mechanische Komponenten auskommt. Ähnlich wie ein USB-Stick oder eine SD-Speicherkarte bietet die SSD die Möglichkeit, große Datenmengen auf kleinstem Raum zu speichern. Allerdings deutlich sicherer, sodass derlei Datenträger alternativ oder zusätzlich zum Microsoft Cloud Backup [1] eingesetzt werden. Die anderen genannten Speichermedien sind flexibel verwendbar, werden allerdings nicht für die dauerhafte Speicherung empfohlen.
- Die Zugangsmöglichkeiten
Opa hatte nicht nur einen Schlüssel für sein Büro, sondern auch einen für den Aktenschrank. Und ein dritter Schlüssel passte in die darin befindliche Geldkassette. Moderne Datenorganisation [2] funktioniert nach einem vergleichbaren Prinzip: Nur befugte Personen bekommen überhaupt Zugang zum Haus und damit zum Rechner. Nach dem Start des Geräts muss eine PIN eingegeben werden, sonst wird der Zugriff auf sämtliche Inhalte verweigert. Einige Geräte arbeiten sogar mit einen Fingerabdruck-Scanner oder einer Gesichtserkennung. Und auch dann lassen sich noch weitere Berechtigungsstufen einbauen.
Will man bestimmte Daten nur ausgewählten Personen zugänglich machen, so erreicht man das durch weitere Sicherheitsschleusen, für die eine Authentifizierung erforderlich ist.
- Die Dateistruktur
Klingt banal, muss aber unbedingt erwähnt werden: Gerade auf heimischen Rechnern sind meistens viele unterschiedliche Daten zu organisieren. Oftmals liegen hier berufliche Daten [3] neben privaten Dokumenten von den Bankdaten bis hin zur Versicherungspolice. Als dritte Kategorie sind da dann noch Daten aus der Kategorie „Familie und Freizeit“, etwa Musik, Filme oder Fotos.
Am besten lassen sich diese Daten organisieren, wenn man sie auf der Hauptebene der Festplatte bereits in drei Stränge unterteilt. So kommt man nicht durcheinander, sondern weiß sofort, in welchem Bereich man nach den gerade erforderlichen Dokumenten suchen muss.
- Sicherheit und Ordnung sind unverzichtbar
In diesem Fall bedeutet das: Noch bevor ein Endgerät erstmalig das WWW durchstreift, muss ein Virenschutz installiert werden. Falls es keine andere Möglichkeit zur Installation gibt, muss der erste Weg im Internet auf einen Server führen, von dem man eine vertrauenswürdige Virenschutz-Software herunterladen kann. Eine gute Ergänzung dazu ist ein Tool, mit dem sich die Datenspeicher immer wieder aufräumen lassen: Spy-, Mal- und Adware braucht unnötig viel Speicherplatz und führt zu Sicherheitslücken. Diese sollte man am besten frühzeitig verhindern.
Gelegentlich ist es aber auch sinnvoll, manuell im Speicher aufzuräumen. Immer wieder finden sich beispielsweise Apps, die nicht oder nicht mehr benötigt werden. Nach unbekannter, auf dem Rechner befindlicher Software kann man vor dem Löschen recherchieren, um sich über die Funktion zu informieren. So besteht kein Risiko, aus Versehen ein wichtiges Programm zu beseitigen.
- Das Backup
Nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Privatleute ist es entscheidend, wichtige Daten turnusmäßig oder nach Abschluss größerer Projekte zu sichern. Zwar liegen die Daten auf der SSD bereits deutlich sicherer als auf einer HDD-Festplatte. Allerdings sind die Daten hier nicht komplett sicher vor Diebstahl, technischen Defekten, Wasser [4]– und Brandschäden oder dem versehentlichen Löschen. Sicherheitsexperten raten daher dazu, Daten mindestens doppelt abzulegen.
Neben der generell genutzten SDD ist dafür eine externe SDD zu empfehlen, die nicht im gleichen Raum, am besten sogar nicht in der eigenen Wohnung aufbewahrt werden sollte. Zusätzlich ist die Nutzung eines Cloud-Speichers zu empfehlen: Die Daten werden online überspielt und damit ebenfalls außerhalb der Wohnung abgespeichert. Natürlich sind sie dort nur nach Authentifizierung zugänglich, dafür aber von jedem Ort der Welt aus, an dem sich eine Internetverbindung herstellen lässt.
Übrigens sind die wichtigen Daten nicht nur auf berufliche und privat-geschäftliche Dokumente beschränkt. Auch ein Verlust der Musiksammlung oder der privaten Bilder wäre ein riesiges Ärgernis, dem sich mit einfachen Mitteln vorbeugen lässt.
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