Bettina Fischer
Foto: Hivebuy
Wer im privaten Alltag ein neues Arbeitsgerät oder Büromaterial benötigt, tippt ein paar Mal auf das Smartphone und hält die Lieferung meist am nächsten Tag in den Händen. Die Abläufe sind auf maximale Nutzerfreundlichkeit getrimmt.
Wechselt man die Perspektive und betrachtet den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens, zeigt sich ein völlig anderes Bild. Dort prägen Formulare, unklare Zuständigkeiten, endlose Freigabeschleifen und manuelle Rechnungsprüfungen den Alltag. Genau an diesem Punkt der Frustration beginnt die Geschichte von Bettina Fischer und ihrem Unternehmen.
Der Anspruch auf intuitive Prozesse im Geschäftsumfeld
Die Kluft zwischen der Leichtigkeit des privaten Online-Shoppings und den starren Strukturen in der geschäftlichen Beschaffung ist enorm. Wenn Mitarbeitende einen einfachen Service oder neue Softwarelizenzen benötigen, müssen sie sich oft durch komplizierte interne Systeme kämpfen. Das kostet Zeit, Nerven und letztlich Geld. Das eProcurement von Hivebuy [1] setzt exakt bei diesem Missstand an. Die Softwarelösung zielt darauf ab, diese veralteten Strukturen aufzubrechen und einen reibungslosen Ablauf zu etablieren.
Es geht darum, den kompletten Weg von der ersten Bedarfsmeldung bis hin zur finalen Verarbeitung der Rechnung in einer einzigen, übersichtlichen Plattform zu bündeln. Die Prämisse ist simpel: Die Bedienung muss so intuitiv sein, dass niemand eine vorherige Schulung benötigt, um eine Bestellung aufzugeben.
Stationen einer Karriere: Wenn Ineffizienz zum Antrieb wird
Die Köpfe hinter dieser Idee sind Bettina Fischer und Stefan Kiehne. Bevor sie den Schritt in die Selbstständigkeit wagten, sammelten beide umfassende Erfahrungen in großen Unternehmen. Bettina Fischer arbeitete im Laufe ihrer Karriere in den Finanz- und operativen Abteilungen bekannter Größen wie pwc, rent24, Lidl und Zalando.
In all diesen Stationen stieß sie auf ein wiederkehrendes Muster. Während Unternehmen ihre Kernprozesse oft hochgradig optimieren, bleibt die interne Beschaffung – also alles, was das Unternehmen für den eigenen Betrieb benötigt – ein vernachlässigtes Feld. Fischer fiel auf, dass der Fokus stark auf der Optimierung von Abläufen und der Vereinfachung von Strukturen liegen muss, wenn ein Unternehmen wirklich agil handeln will. Die Unannehmlichkeiten, die mit schwerfälligen Bestellvorgängen einhergehen, wollte sie nicht länger als unabänderliche Tatsache hinnehmen. Aus dieser klaren Erkenntnis heraus entstand im Februar 2021 im Herzen von Berlin die Idee, eine eigene Lösung zu entwickeln.
Die Trennlinie: Was genau bestellt wird, macht den Unterschied
Um den Ansatz von Bettina Fischer zu verstehen, muss man die internen Abläufe in Unternehmen genauer betrachten. Ein produzierender Betrieb oder ein Einzelhändler kauft naturgemäß Waren ein. Hier greift eine klare Unterscheidung. Der sogenannte direkte Einkauf umfasst alle Materialien und Produkte, die unmittelbar in das eigene Endprodukt einfließen oder direkt an den Endkunden weiterverkauft werden.
Ein anschauliches Praxisbeispiel liefert das Handelsunternehmen Tennis Point [2], das zu den Kunden des Berliner Start-ups zählt. Wenn Tennis Point Tennisschläger beim Hersteller ordert, um sie später im eigenen Onlineshop an Sportler zu verkaufen, handelt es sich um direkten Einkauf. Dieser Bereich ist in den meisten Betrieben streng reguliert und hochgradig professionalisiert.
Bestellt dieselbe Firma jedoch neue Laptops für die Buchhaltung, beauftragt eine Agentur für das Marketing oder ordert Werbematerialien für den Auftritt auf einer Messe, fällt dies in die Kategorie des indirekten Einkaufs. Diese Dinge haben nichts mit dem eigentlichen Endprodukt zu tun, welches der Kunde später kauft. Genau dieser Bereich ist oft unübersichtlich.
Verschiedene Abteilungen bestellen bei unzähligen Lieferanten, Budgets werden überschritten, und die Buchhaltung verliert den Überblick über die anfallenden Rechnungen. Die Software orchestriert genau diesen unübersichtlichen Bereich und führt ihn in geregelte Bahnen, sodass die Bestellung über eine Plattform läuft, automatisiert vom Vorgesetzten genehmigt wird und die Rechnung direkt und korrekt in der Buchhaltung landet.
Ein System lernt dazu: Künstliche Intelligenz übernimmt die Routine
Die neueste Entwicklung des Berliner Unternehmens zeigt, wohin die Reise im Bereich der internen Verwaltung geht. Das Team um Bettina Fischer hat die Plattform um mehrere KI-gestützte Agenten erweitert, die operative Aufgaben weitgehend autonom übernehmen. Der indirekte Einkauf läuft dadurch regelrecht auf Autopilot.
Die Funktionsweise dieser Agenten greift an verschiedenen Punkten der Beschaffungskette. Der erste Schritt ist die Bedarfserfassung. Normalerweise müssen Mitarbeitende hierfür spezielle Portale öffnen oder E-Mails an den Einkauf schreiben. Der „AI Intake Agent“ ändert dieses Vorgehen drastisch. Mitarbeitende kommunizieren ihren Bedarf einfach über vertraute Chat-Programme wie Microsoft Teams oder Slack.
Das System liest die Anfrage, versteht den Kontext, stellt bei Unklarheiten selbstständig Rückfragen und füllt alle notwendigen Felder für die Bestellung aus. Der Vorgang beginnt so unkompliziert wie eine kurze Textnachricht an einen Kollegen.
Sobald der Bedarf geklärt ist, tritt der „Commercial Agent“ in Aktion. Diese künstliche Intelligenz analysiert die vorhandenen Angebote auf dem Markt, vergleicht Preise und wertet bestehende Konditionen mit Lieferanten aus. Durch diese automatische Optimierung der Preise lassen sich Einsparungen von bis zu 19 Prozent pro einzelner Bestellung realisieren. Das System nimmt dem Einkäufer die mühsame Recherche ab und präsentiert die beste Option auf dem Silbertablett.
Die Genehmigung im Hintergrund: Regeln statt Rückfragen
Ein massiver Engpass in klassischen Firmenstrukturen sind die Freigaben. Dokumente liegen auf Schreibtischen oder versanden in digitalen Postfächern. Der „AI Decision Making Agent“ steuert diesen Prozess nach fest definierten Parametern. Das System prüft automatisch das verfügbare Budget, ordnet die Warengruppe zu, beachtet die Abteilung des anfragenden Mitarbeiters und gleicht den Wunsch mit den internen Richtlinien ab. Wenn alle Kriterien erfüllt sind, läuft die Freigabe ohne jegliche manuelle Abstimmung durch.
Am Ende der Kette wartet die Verarbeitung der Rechnung, traditionell ein extrem fehleranfälliger und zeitintensiver Schritt für jede Finanzabteilung. Hier übernimmt der „Invoice Agent“. Die Rechnung wird automatisch ausgelesen und mit der dazugehörigen Bestellung abgeglichen. Das System kontiert den Vorgang und übergibt die sauberen Daten direkt an das angebundene Buchhaltungssystem. Dieser „No-Touch“-Ansatz reduziert den manuellen Aufwand der Finanzteams drastisch und schließt Fehler bei der Übertragung aus.
Keine IT-Projekte: Die nahtlose Einbindung in den Alltag
Ein Argument, das viele mittelständische Betriebe vor der Einführung neuer Software zurückschrecken lässt, ist die Angst vor monatelangen Implementierungsphasen. Ressourcen in der IT sind knapp bemessen. Bettina Fischer legt deshalb enormen Wert darauf, dass sich das Produkt der bestehenden Arbeitsumgebung anpasst, anstatt die Nutzer zu zwingen, ihre Gewohnheiten zu ändern.
Die Einführung der Lösung erfordert kein aufwändiges IT-Projekt. Das System integriert sich reibungslos in etablierte Unternehmenssysteme. Es bestehen Verknüpfungen zu klassischen Programmen für die Ressourcenplanung wie SAP oder Microsoft Dynamics. Die Kommunikation läuft über die bereits erwähnten Kanäle wie Slack oder Teams, und für die Finanzen gibt es direkte Schnittstellen zu Systemen wie DATEV. Diese enge Verzahnung führt dazu, dass das Tool oft innerhalb weniger Stunden einsatzbereit ist. Für die Belegschaft entfällt das Erlernen einer komplett neuen Oberfläche, weil die Interaktion über die bekannten Wege stattfindet.
Zwei Jobs und ein klarer Kompass: Die Realität der Gründung
Hinter all diesen technologischen Fortschritten steht eine bemerkenswerte unternehmerische Leistung. Die Gründungsphase eines Start-ups fordert große Opfer. Bettina Fischer finanzierte die ersten Schritte ihres Unternehmens, weil sie parallel zur intensiven Aufbauarbeit weiterhin in Teilzeit für ein anderes Start-up tätig war. Diese Doppelbelastung verlangt enorme Disziplin und einen starken Glauben an die e
eigene Vision.
Wer Fischer nach ihren Kraftquellen fragt, erhält eine bodenständige Antwort. Sie lebt im Berliner Stadtteil Friedrichshain und sucht den Ausgleich zur anspruchsvollen Arbeit am Rechner ganz bewusst in der Natur. Gemeinsam mit ihrem Freund und dem eigenen Hund verbringt sie viel Zeit im Grünen. Diese Bodenhaftung spiegelt sich stark in der Unternehmenskultur wider, die sie bei Hivebuy etabliert hat.
Werte, die den Arbeitsalltag prägen
Viele junge Firmen schreiben sich große Werte auf die Fahnen. Fischer legt jedoch Wert darauf, dass diese Prinzipien im Alltag gelebt werden. Der höchste Standard im Team ist das gegenseitige Vertrauen. Die Überzeugung lautet, dass jeder sich selbst treu bleiben und nach den eigenen Überzeugungen handeln soll. Die Kommunikation erfolgt offen und ehrlich. Ein zentraler Leitsatz ist, dass hohe Herausforderungen mit ebenso starker Unterstützung aus dem Team einhergehen. Jeder Mitarbeiter hat die Fähigkeit und die Erlaubnis, das Unternehmen aktiv voranzutreiben.
Respekt zeigt sich im Berliner Büro dadurch, dass man dem Gegenüber in Gesprächen die volle Aufmerksamkeit schenkt. Diversität gilt als treibende Kraft, die alle befähigt, der gemeinsamen Vision zu folgen. Interessant ist auch der pragmatische Umgang mit Fehlern. Risiken einzugehen, schnelle Entscheidungen zu treffen und aus Rückschlägen zu lernen, gehört zum festen Konzept.
Trotz des rasanten Wachstums und der ehrgeizigen Ziele bleibt die Balance zwischen Arbeit und Privatleben ein zentraler Pfeiler. Ruhephasen und ein klarer Kopf gelten als Voraussetzung, um dauerhaft produktiv und erfolgreich zu arbeiten. Diese Philosophie beweist, dass sich wirtschaftliche Effizienz und ein gesundes Arbeitsklima nicht ausschließen müssen. Das Team aus Finanz- und Einkaufsexperten hat aus der eigenen Frustration heraus eine Lösung erschaffen, die Unternehmen dabei hilft, sich wieder auf ihre eigentliche Wertschöpfung zu konzentrieren, weil die störenden Verwaltungsprozesse geräuschlos im Hintergrund ablaufen.
- Auch interessant: sellx – so wurde aus einem Onlineshop-Projekt eine Agentur [3].
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